Työntekijää koskeva tietosuojailmoitus

Henkilötietoja koskeva ilmoitus

Tässä ilmoituksessa on tietoja siitä, kuinka VOLVO käsittelee henkilötietojasi.

Yhtiö, jonka palveluksessa olet ("VOLVO"), hallinnoi sinulta ja muista, alla kuvatuista lähteistä saamiaan henkilötietoja. Rekisterinpitäjänä VOLVO päättää henkilötietojesi käsittelyn käyttötarkoituksesta. VOLVO vastaa sinuun liittyvien henkilötietojen käsittelystä sovellettavien tietosuojalakien ja ‑määräysten mukaisesti. VOLVON on käsiteltävä henkilötietojasi työsuhteeseesi liittyvien asioiden vuoksi. Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä VOLVON tietosuojavaltuutettuun.

 

VOLVO voi käsitellä seuraavassa eriteltyihin henkilötietojen ryhmiin kuuluvia henkilötietoja. Huomaathan, että VOLVO ei välttämättä käsittele kaikkia jäljempänä eriteltyjä henkilötietoja. Huomaathan, että luokkien alla eritellyt esimerkit eivät ole tyhjentäviä.

 

Henkilöä koskevat tiedot, kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus (tai vastaava), sukupuoli, kansallisuus, ensisijainen kieli, siviilisääty ja valokuva.

Organisaatiota koskevat tiedot, kuten työntekijänumero, työn kuvaus, työtehtävä, työpaikka, liiketoimintayksikkö, osasto, esimies ja suorien alaisten määrä.

Yhteystiedot, kuten työpaikan osoite, kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Palkkaan ja etuisuuksiin liittyvät tiedot, kuten palkka, palkan tarkistukset, verovähennykset, eläketiedot ja pankkitilin tiedot.

Työsuhteeseen liittyvät hallinnolliset tiedot, kuten työsopimus ja muut sinun ja VOLVO-yhtiön väliset sopimukset, hakemukset tai muut lomakkeet, jotka koskevat esim. vanhempainvapaata, sekä työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä.

Aikaan liittyvät tiedot, kuten työaika, toteutuneet työtunnit, lomat, virkavapaat (esim. vanhempainvapaa ja sairauspoissaolot).

Ammattiyhdistysjäsenyyttä koskevat tiedot tilanteen mukaan.

Turvallisuuteen liittyvät tiedot, kuten kulkukortit ja käyttöoikeudet sekä kulkukorttien ja käyttöoikeuksien käyttö.

Terveyttä ja turvallisuutta koskevat tiedot, kuten sairauspoissaoloja, kuntoutussuunnitelmia, työtapaturmia ja terveystarkastuksia koskevat tiedot.

Valmistusta/korjausta/huoltoa koskevat tiedot, esimerkiksi sellaisten toimien seuranta ja kirjaaminen, joihin ryhdyt ajoneuvojen valmistuksen, korjausten tai huoltojen yhteydessä.

Suorituksiin ja arviointeihin liittyvät tiedot, kuten erilaiset arvioinnit ja mahdolliset kurinpitotoimia koskevat tiedot.

Ammattipätevyyteen liittyvät tiedot, kuten opintorekisteriotteet ja osallistuminen koulutuksiin.

Matkustamiseen liittyvät hallinnolliset tiedot, kuten työmatkoja, varaustietoja, passin numeroa, yhtiön luottokorttinumeroa, matkalaskuja ja päivärahoja koskevat tiedot.

Helpdesk- ja tukitiedot, kuten sinun/esimiehesi/henkilöstöhallinnon esittämät kysymykset, jotka liittyvät työtehtäviisi, IT-laitteisiin tai tukeen, jota olet saanut mainittuihin asioihin liittyen.

IT-aiheiset tiedot, kuten käyttäjätunnus, salasanat, kirjautumistiedot sekä VOLVO‑yhtiön IT-laitteiden, ‑sovellusten ja ‑palveluiden käyttöä koskevat tiedot ja lokit VOLVO-yhtiön kulloinkin sovellettavien IT-käytäntöjen mukaisesti.

 

Mainittakoon erikseen, että ammattiyhdistysjäsenyyttä sekä tietyiltä osin terveyttä ja turvallisuutta koskevat tiedot katsotaan sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti arkaluonteisiksi tiedoiksi, joiden käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta. Mainittakoon myös erikseen, että arkaluontoisia tietoja käsitellään yksinomaan lain siihen velvoittaessa, työehtosopimuksen niin salliessa ja/tai erikseen pyydetyllä suostumuksella.

 

Huomaathan myös, että määrätyt ajoneuvon tuottamat tiedot (esim. ajoneuvon/alustan numero ja erilaiset signaalit) tuotetaan automaattisesti, kun käytät Volvon omistamaa tuotetta, kuten kuorma-autoa. VOLVO ei kuitenkaan käytä tällaisia tietoja, ellei käyttö liity testaukseen, laatuongelmien ratkaisemiseen tai tuotekehitykseen. Huomaa, että tämän osion tiedot eivät koske työsuhdeautoja.

 

VOLVO saattaa myös käsitellä rajallisissa määrin sellaisten henkilöiden henkilötietoja (nimeä ja yhteystietoja), jotka olet nimennyt VOLVO-yhteyshenkilöiksi hätätilanteiden varalle. Joissakin maissa myös omaisia koskevia tietoja voidaan käsitellä määrätyissä etuisuuksiin ja/tai työlainsäädännön vaatimuksiin liittyvissä tarkoituksissa.

VOLVO käsittelee henkilötietojasi seuraavin oikeudellisin perustein (lisätietoja on jäljempänä):

 

Lakivelvoite. VOLVO-yhtiöllä voi esimerkiksi olla lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa tulosi veroviranomaisille.

 

Sopimusvelvoite. VOLVO-yhtiön on esimerkiksi käsiteltävä henkilötietojasi, jotta sinulle voidaan maksaa sopimuksen mukainen palkka.

 

Oikeutettu etu. VOLVO-yhtiön oikeutettu etu tarkoittaa normaalisti päivittäisten toimintojen hallintaa, huolehtimista toimitilojen ja laitteiden turvallisuudesta sekä sisäisen valvonnan toteuttamista. VOLVO tekee tilannekohtaisen arvion siitä, voidaanko henkilötietojen käsittelyn katsoa perustuvan oikeutettuihin etuihin. VOLVO-yhtiön on esimerkiksi käsiteltävä määrättyjä henkilötietoja liikematkoihisi liittyvien tietojen hallinnoimiseksi, jolloin VOLVO-yhtiön oikeutettu etu perustuu päivittäisten toimintojen turvaamiseen, tai VOLVO-yhtiön on käsiteltävä määrättyjä henkilötietoja yhtiön IT-laitteiden tilan selvittämiseksi, jolloin VOLVO-yhtiön oikeutettu etu perustuu laitteiden turvallisuudesta huolehtimiseen.

 

Poikkeustilanteissa ja vain silloin, kun muita laillisia perusteita ei voida soveltaa, VOLVO saattaa pyytää sinulta erikseen suostumusta henkilötietojesi käsittelyyn.

 

VOLVO-yhtiön toimesta tapahtuvan henkilötietojesi käsittelyn, kuten edellä on mainittu, tarkoituksena on mahdollistaa seuraavassa eriteltyjen toimien toteuttaminen. Huomaathan, että käyttötarkoitusten alla eritellyt esimerkit eivät ole tyhjentäviä.

 

Hallinto (perustuu yleensä sopimusvelvoitteeseen ja/tai oikeutettuun etuun)

 

Rekisteröimisesi VOLVO-yhtiön järjestelmiin ja VOLVO-yhtiön ja sinun välisen työsuhteen yleinen hallinta

 

Lisenssien asianmukainen käyttö

 

Ajantasaisen organisaatiokaavion ja työntekijärekisterin pitäminen, mukaan lukien sisäisten raporttien ja tilastojen tuottaminen

 

Palkanmaksun, eläkkeen ja muiden etuisuuksien maksaminen ja palkkojen tarkistaminen, myös sisäisten raporttien ja tilastojen tuottaminen

 

Projektien seuranta

 

Raportointi (perustuu yleensä lakivelvoitteeseen ja/tai oikeutettuun etuun)

 

Lakisääteiset ilmoitusvelvollisuudet viranomaisille, kuten verovirastolle

 

Työajan/virkavapaiden/lomien seuranta korvaus- ja laskutustarkoituksessa

 

Työlainsäädännön vaatimukset (perustuu yleensä lakivelvoitteeseen)

 

VOLVO-yhtiön työehtosopimusten (ammattiyhdistykset) tai työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden täyttäminen

 

Työympäristö ja tuoteturvallisuus (perustuu yleensä lakivelvoitteeseen ja/tai oikeutettuun etuun)

 

VOLVO-yhtiön turvallisen työympäristön turvaamiseen (mukaan lukien kulunhallinta ja luvattoman pääsyn estäminen VOLVO-yhtiön tiloihin ja laitteisiin) liittyvien velvoitteiden täyttäminen sekä muiden työympäristö- ja työlainsäädännössä säädettyjen työympäristöön liittyvien velvoitteiden täyttäminen

 

VOLVO-yhtiön tuoteturvallisuuteen ja tuotteiden laatuun liittyvien velvoitteiden täyttäminen

 

Työntekijöiden osaamisen kehittäminen (perustuu yleensä lakivelvoitteeseen ja/tai sopimusvelvoitteeseen ja/tai oikeutettuun etuun)

 

Osaamisen kehittämiseen/parantamiseen liittyvät toimet sekä erilaiset suoritusarvioinnit

 

Opintoihin ja koulutuksiin osallistuminen ja niihin kannustaminen

 

Työntekijöiden työhön liittyvät aktiviteetit (perustuu yleensä lakivelvoitteeseen ja/tai sopimusvelvoitteeseen ja/tai oikeutettuun etuun)

 

Työtehtäviesi suorittaminen, esimerkiksi sähköpostiviestien kirjoittaminen sekä asiakirjojen, raporttien, esitysten ja piirrosten luominen

 

Liikematkat

 

Vastaaminen sinun/esimiehesi/henkilöstöhallinnon esittämiin kysymyksiin, jotka koskevat työtehtäviäsi, IT-laitteita/-palveluita tai sellaisen tuen toimittamista, jota tarvitset työtehtäviesi suorittamiseksi

 

VOLVO-yhtiön kulloinkin sovellettaviin käytäntöihin, mukaan lukien Volvo Groupin toimintaperiaatteisiin ja VOLVO-yhtiön IT-käytäntöihin, liittyvä seuranta, jonka tarkoituksena on varmistaa tällaisten käytäntöjen noudattaminen sekä epäiltyjen kiellettyjen aktiviteettien tutkiminen

 

Tutkimus- ja kehitystyö sekä laatuongelmien ratkaiseminen (perustuu yleensä oikeutettuun etuun)

 

Volvo tuotteisiin (esim. kuorma-autoihin) liittyvä tutkimus- ja kehitystyö, jossa käytetään Volvon omistamien tuotteiden (katso edellä) käyttämisen yhteydessä tuotettavia ajoneuvotietoja

 

Volvo tuotteisiin (esim. kuorma-autoihin) liittyvien laatuongelmien ratkaiseminen, jossa käytetään Volvon omistamien tuotteiden (katso edellä) käyttämisen yhteydessä tuotettavia ajoneuvotietoja

VOLVO hankkii henkilötietosi pääasiassa suoraan sinulta, esimieheltäsi, henkilöstöhallinnolta tai muulta kolmannelta osapuolelta, jolta olet ohjeistanut meitä hankkimaan henkilötietojasi. VOLVO‑yhtiön IT-järjestelmä tai vastaava järjestelmä voi luoda osan henkilötiedoista automaattisesti esimerkiksi, kun luot käyttäjätunnuksen VOLVO-yhtiön järjestelmiin.

VOLVO ei normaalisti jaa henkilötietojasi kenenkään Volvo Groupiin kuulumattoman tahon kanssa, elleivät lait, määräykset tai työehtosopimukset sitä edellytä. VOLVO voi kuitenkin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi jakaa henkilötietojasi muiden Volvo Group ‑yhtiöiden kanssa, myös EU:n/ETA-alueen ulkopuolisten yhtiöiden kanssa. Volvo voi myös henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi jakaa henkilötietojasi kolmansina osapuolina toimivien toimittajien kanssa, myös EU:n/ETA-alueen ulkopuolisen toimittajan kanssa. VOLVO pyrkii kaikissa tilanteissa kaikin kohtuullisiksi katsottavin toimin huolehtimaan riittävien suojatoimien käyttämisestä, jotta henkilötietosi suojataan riittävän hyvin sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tämä voi tarkoittaa EU:n hyväksyttyihin mallisopimuslausekkeisiin, EU:n ja Yhdysvaltain väliseen Privacy Shield ‑sopimukseen tai muihin vastaaviin mekanismeihin perustuvien yhtiön sisäisten tai ulkoisten tietojenkäsittelysopimusten käyttämistä sen mukaan, mitä asiaankuuluvat viranomaiset ovat kulloinkin tunnustaneet tai hyväksyneet. Jos sinulla on kysyttävää tietojen siirtämisestä, ota yhteyttä VOLVO-yhtiön tietosuojavaltuutettuun.

VOLVO säilyttää henkilötietojasi normaalisti työsuhteen ajan. Työsuhteen päätyttyä VOLVO säilyttää vain henkilötietoja, jotka katsotaan tarpeellisiksi niiden tarkoitusten täyttämiseksi, joita varten henkilötiedot on kerätty, ja ainoastaan siihen saakka, että tämä käyttötarkoitus on täytetty, tai tätä pidempään siinä tapauksessa, että tietojen säilyttäminen katsotaan tarpeelliseksi paikallisten laki-, vero- tai etuisuusvelvoitteiden täyttämiseksi tai lakivaatimusten täyttämiseksi tilanteessa, johon liittyy todellisia, uhattuja tai ennakoituja kiistoja tai vaatimuksia.

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietosi käyttöösi. Sinulla on myös oikeus pyytää VOLVOA korjaamaan tai poistamaan henkilötietojasi tai rajoittamaan niiden käsittelyä. Voit myös esittää vastalauseen VOLVON tekemästä henkilötietojen käsittelystä tai pyytää tietojen siirtoa. Huomaa kuitenkin, että VOLVOLLA ei välttämättä ole aina velvollisuutta toteuttaa tietojen poistoon, käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen tai siirtämiseen liittyviä pyyntöjä. VOLVO-yhtiön lailliset velvoitteet ja tällaisiin oikeuksiin liittyvät poikkeukset arvioidaan tapauskohtaisesti.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista